سامانه ELP (Electronic Packing List یا سامانه جامع امور گمرکی) به‌عنوان «پنجره واحد تجارت فرامرزی» طراحی شده است تا روند واردات، صادرات و ترخیص کالا را به صورت الکترونیکی و یکپارچه سرعت بخشد. اما برای استفاده بهینه و صحیح از این سامانه، لازم است به نکات تخصصی و تازه‌ترین تغییرات توجه کنید. در ادامه، مجموعه‌ای از راهنمایی‌ها و توصیه‌های فنی و کاربردی بر اساس آخرین مقررات ارائه می‌شود.
سامانه ELP (Electronic Packing List یا سامانه جامع امور گمرکی) به‌عنوان «پنجره واحد تجارت فرامرزی» طراحی شده است تا روند واردات، صادرات و ترخیص کالا را به صورت الکترونیکی و یکپارچه سرعت بخشد. اما برای استفاده بهینه و صحیح از این سامانه، لازم است به نکات تخصصی و تازه‌ترین تغییرات توجه کنید. در ادامه، مجموعه‌ای از راهنمایی‌ها و توصیه‌های فنی و کاربردی بر اساس آخرین مقررات ارائه می‌شود. --- ۱. آشنایی کلی با ساختار سامانه ELP و زیرسامانه‌ها سامانه ELP جایگزین سامانه‌های قدیمی ITCS و ITMS شده است و فرآیند اظهار کالا، ترخیص و ارتباط با سایر سامانه‌های مرتبط را به‌صورت یکپارچه اداره می‌کند. از جمله زیرسیستم‌های کلیدی ELP می‌توان به «پیش‌نویس اظهارنامه»، «پرداخت متمرکز»، «استعلام پروانه الکترونیکی»، «کدینگ»، «احراز هویت»، «مانیتورینگ کالا» و «ارزش‌گذاری کالا (TSC)» اشاره کرد. سامانه ELP با سامانه NTSW (سامانه جامع تجارت / پنجره واحد تجارت) ادغام یا متصل است؛ در واردات ابتدا باید ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت انجام شود و سپس فرآیند اظهار گمرکی در ELP صورت گیرد. علاوه بر واردات، در صادرات هم امکان دوراظهاری کالا در ELP وجود دارد. در این حالت، نیازی به روند ثبت سفارش مانند واردات نیست، اما اظهار الکترونیکی از طریق ELP انجام می‌شود. --- ۲. ثبت نام و راه‌اندازی اولیه (نکات مهم) ثبت نام در سامانه ELP معمولاً حضوری در واحد انفورماتیک گمرک انجام می‌شود؛ شما با ارائه مدارک هویتی و بازرگانی به گمرک مراجعه می‌کنید. یوزر (نام کاربری) برای اشخاص حقیقی معمولاً کد ملی و برای اشخاص حقوقی شناسه ملی یا شناسه شرکت است. رمز عبور اولیه معمولاً ساده است و پس از ورود نخست لازم است رمز را به رمز پیچیده‌تری تغییر دهید تا امنیت حساب افزایش یابد. نکته‌ای بسیار حیاتی: کد ملی یا شناسه‌ای که برای ورود به ELP استفاده می‌کنید باید با شماره سیم کارت ثبت شده شما مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت ممکن است ورود به سامانه با مشکل روبه‌رو شود. در هنگام ثبت نام، مطمئن شوید که اطلاعات شرکت، آدرس، نمایندگان و امضاهای مجاز به درستی در سامانه کدینگ گمرک وارد شده‌اند تا در مراحل بعدی اظهارنامه یا وکالت با مشکل مواجه نباشید. --- ۳. نکات تکمیلی در تکمیل اظهارنامه و بارگذاری اسناد در بخش «پیش‌نویس اظهارنامه»، کلیه اطلاعات کالا (مشخصات فنی، تعداد، وزن، قیمت، مبدأ و مقصد، روش حمل و شرایط تحویل) باید به دقت وارد شوند. وجود مغایرت بین اسناد فیزیکی و اطلاعات الکترونیکی می‌تواند منجر به رد اظهارنامه یا تأخیر بازرسی شود. هنگام بارگذاری اسناد مانند فاکتور، بارنامه، ثبت سفارش، قبض انبار و مجوزها، مطمئن شوید فرمت و حجم فایل‌ها بر اساس محدودیت‌های سامانه (مثلاً حجم مجاز، نوع فایل مجاز) باشد. برخی سامانه‌ها حجم مجاز تا چند مگابایت را تعیین کرده‌اند. در بخش «استعلام پروانه الکترونیکی»، شما باید اطلاعاتی مانند شماره اظهارنامه، شماره پروانه یا شماره تعهد را وارد کنید تا وضعیت پرونده خود را مشاهده کنید. برای بخش ارزش‌گذاری (TSC)، توجه داشته باشید که سامانه گمرک بسته به تعرفه کالا ارزش پایه‌ای تعیین می‌کند؛ اگر قیمت اظهارنامه شما اختلاف زیاد با ارزش استنباطی گمرک داشته باشد، ممکن است پرونده مشمول بررسی بیشتر شود. اگر کالای وارداتی نیازمند مجوز خاصی از سازمان‌های دیگر (مانند غذا و دارو، صنایع دفاعی، استاندارد و…) است، آن مجوز باید در سامانه EPL بارگذاری شود یا وضعیت آن استعلام شود قبل از اینکه اظهارنامه کامل شود. --- ۴. انتخاب مسیر سبز، زرد یا قرمز – اهمیت سابقه، شفافیت و صحت اطلاعات یکی از نقاط حساس در فرآیند اظهار گمرکی، انتخاب مسیر گمرکی (سبز، زرد یا قرمز) است. این مسیر تعیین می‌کند که آیا کالای شما بازرسی فیزیکی می‌شود یا نه، تا چه مقدار بررسی اسنادی انجام گیرد و سرعت ترخیص چگونه خواهد بود. مسیر سبز: کالاهایی که سابقه واردکننده خوب است و اطلاعات اظهارنامه با اسناد مطابقت کامل دارد، می‌توانند در مسیر سبز قرار بگیرند که ساده‌ترین و سریع‌ترین مسیر است. مسیر زرد: کالاهایی که احتمال اشکال در اسناد وجود دارد، نیاز به بازبینی اسنادی دارند ولی معمولاً نیازی به بازرسی فیزیکی کامل نیست. مسیر قرمز: کالاهایی با ریسک بالا یا شرکت‌هایی که سابقه نامطلوب دارند، معمولاً وارد مسیر قرمز می‌شوند. در این مسیر بازرسی کامل و دقیق انجام شده و زمان ترخیص ممکن است به‌طور قابل توجهی طولانی‌تر گردد. برای کاهش احتمال قرار گرفتن در مسیر زرد یا قرمز، توصیه می‌شود: اطلاعات اظهارنامه را با دقت بالا و مطابقت کامل با اسناد فیزیکی وارد کنید. اسناد و مجوزهای مرتبط را به‌صورت کامل بارگذاری نمایید. سابقه وارداتی و رعایت مقررات گمرکی را حفظ کنید تا احساس اعتماد سامانه به شما بیشتر باشد. اگر در یک کالا یا محموله ریسک بالاست (به‌دلیل ماهیت کالا یا حساسیت)، قبل از ورود در ELP وضعیت مجوزها و قوانین را بررسی دقیق انجام دهید. --- ۵. نکات امنیتی و پشتیبانی سیستم رمز عبور خود را پس از دریافت اولیه حتماً تغییر دهید و از عبورهای ساده استفاده نکنید. اطلاعات شخصی، دسترسی و رمز عبور را در اختیار افراد غیرقابل اعتماد قرار ندهید تا از سوءاستفاده جلوگیری شود. اگر حساب کاربری یا دستگاهی به شما واگذار می‌شود (مثلاً کارمند شرکت یا ترخیص‌کار)، از وکالت الکترونیکی در ELP استفاده نمایید و سطح دسترسی را محدود کنید. برخی منوها مانند وکالت یا تغییر امضا باید به‌صورت دقیق تعریف شوند. در صورت بروز خطاهای سیستمی، هنگی یا خطای بارگذاری، مطمئن شوید اتصال اینترنت شما پایدار است، فایروال یا VPN مانع دسترسی به سامانه نشود، و در ساعات کم ترافیک (مثلاً شب) مجدداً تلاش کنید. در برخی موارد گمرک بخش انفورماتیک سامانه را به‌روزرسانی می‌کند؛ بهتر است اطلاعیه‌های گمرک را به دقت دنبال کنید و در بازه‌های مشخص، سامانه را به‌روزرسانی یا بررسی کنید. از نسخه‌های مبتنی بر مرورگر به‌روز استفاده نمایید و ترجیحاً از مرورگرهای پشتیبانی‌شده توسط گمرک استفاده کنید (کروم، فایرفاکس، Edge). --- ۶. کنترل و پیگیری عملکرد اظهارنامه پس از ثبت اظهارنامه، وضعیت آن را از بخش «استعلام اظهارنامه / استعلام وضعیت پروانه الکترونیکی» بررسی کنید تا بتوانید به موقع اقدامات اصلاحی انجام دهید. اگر اظهارنامه به بخش ارزیابی ارسال شده، ممکن است نیاز به ارائه مستندات اضافی یا پاسخ به سوالات کارشناسی وجود داشته باشد؛ آمادگی داشته باشید مدارک پشتیبانی را سریع ارائه دهید. بررسی کنید که عملیات پرداخت عوارض و حقوق گمرکی از قسمت پرداخت متمرکز سامانه ELP به درستی انجام شود، و رسید پرداخت را نگه دارید. پس از صدور پروانه الکترونیکی و تأیید ترخیص، اطلاعات حمل و تخلیه کالا را ثبت کنید تا مراتب خروج کالا از انبار گمرک به صورت الکترونیکی انجام شود. در مواردی که چند بارنامه وجود دارد، از قابلیت «تجمیع بارنامه» استفاده نمایید تا چند بارنامه با یک اظهارنامه نهایی انجام شود (در صورتی که شرایط آن فراهم است). --- ۷. به‌روز بودن دانش و هماهنگی با مقررات جدید قوانین و مقررات گمرکی مرتباً بازبینی می‌شوند. کاربران سامانه ELP باید اخبار و ابلاغیه‌های گمرک ایران را دنبال کنند تا تغییرات جدید (مانند تعرفه‌ها، لیست کالاهای ممنوعه، الزامات مجوزها) را به موقع بشناسند. بعضی از کالاها ممکن است تحت ممنوعیت‌های تجاری جدید باشند یا نیاز به مجوز خاص پیدا کنند؛ قبل از ثبت اظهارنامه در ELP، مطمئن شوید که وضعیت مجوز آن کالا بررسی شده است. آگاهی از دستورالعمل‌های جدید نحوه محاسبه ارزش وارداتی یا سقف معافیت‌ها ممکن است در جلوگیری از ایراد مأمور ارزیابی بسیار مؤثر باشد. شرکت‌هایی که به صورت مداوم واردات و صادرات دارند، بهتر است واحد یا فردی مسئول امور ELP داشته باشند تا ضمن رشد تجربه، مدیریت ریسک خطاها را کاهش دهند. --- به کارگیری این نکات تخصصی هنگام استفاده از سامانه ELP باعث می‌شود فرآیند ترخیص کالا برای شما سریع‌تر، کم‌خطاتر و مطمئن‌تر پیش برود. رعایت دقت در وارد کردن اطلاعات، آشنایی با زیرسیستم‌ها، انتخاب مسیر مناسب و پیگیری وضعیت اظهارنامه، کلید موفقیت در استفاده از سامانه جامع امور گمرکی است.
---
۱. آشنایی کلی با ساختار سامانه ELP و زیرسامانه‌ها
سامانه ELP جایگزین سامانه‌های قدیمی ITCS و ITMS شده است و فرآیند اظهار کالا، ترخیص و ارتباط با سایر سامانه‌های مرتبط را به‌صورت یکپارچه اداره می‌کند.
از جمله زیرسیستم‌های کلیدی ELP می‌توان به «پیش‌نویس اظهارنامه»، «پرداخت متمرکز»، «استعلام پروانه الکترونیکی»، «کدینگ»، «احراز هویت»، «مانیتورینگ کالا» و «ارزش‌گذاری کالا (TSC)» اشاره کرد.
سامانه ELP با سامانه NTSW (سامانه جامع تجارت / پنجره واحد تجارت) ادغام یا متصل است؛ در واردات ابتدا باید ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت انجام شود و سپس فرآیند اظهار گمرکی در ELP صورت گیرد.
علاوه بر واردات، در صادرات هم امکان دوراظهاری کالا در ELP وجود دارد. در این حالت، نیازی به روند ثبت سفارش مانند واردات نیست، اما اظهار الکترونیکی از طریق ELP انجام می‌شود.
۲. ثبت نام و راه‌اندازی اولیه (نکات مهم)
ثبت نام در سامانه ELP معمولاً حضوری در واحد انفورماتیک گمرک انجام می‌شود؛ شما با ارائه مدارک هویتی و بازرگانی به گمرک مراجعه می‌کنید.
یوزر (نام کاربری) برای اشخاص حقیقی معمولاً کد ملی و برای اشخاص حقوقی شناسه ملی یا شناسه شرکت است.
رمز عبور اولیه معمولاً ساده است و پس از ورود نخست لازم است رمز را به رمز پیچیده‌تری تغییر دهید تا امنیت حساب افزایش یابد.
نکته‌ای بسیار حیاتی: کد ملی یا شناسه‌ای که برای ورود به ELP استفاده می‌کنید باید با شماره سیم کارت ثبت شده شما مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت ممکن است ورود به سامانه با مشکل روبه‌رو شود.
در هنگام ثبت نام، مطمئن شوید که اطلاعات شرکت، آدرس، نمایندگان و امضاهای مجاز به درستی در سامانه کدینگ گمرک وارد شده‌اند تا در مراحل بعدی اظهارنامه یا وکالت با مشکل مواجه نباشید.
۳. نکات تکمیلی در تکمیل اظهارنامه و بارگذاری اسناد
در بخش «پیش‌نویس اظهارنامه»، کلیه اطلاعات کالا (مشخصات فنی، تعداد، وزن، قیمت، مبدأ و مقصد، روش حمل و شرایط تحویل) باید به دقت وارد شوند. وجود مغایرت بین اسناد فیزیکی و اطلاعات الکترونیکی می‌تواند منجر به رد اظهارنامه یا تأخیر بازرسی شود.
هنگام بارگذاری اسناد مانند فاکتور، بارنامه، ثبت سفارش، قبض انبار و مجوزها، مطمئن شوید فرمت و حجم فایل‌ها بر اساس محدودیت‌های سامانه (مثلاً حجم مجاز، نوع فایل مجاز) باشد. برخی سامانه‌ها حجم مجاز تا چند مگابایت را تعیین کرده‌اند.
در بخش «استعلام پروانه الکترونیکی»، شما باید اطلاعاتی مانند شماره اظهارنامه، شماره پروانه یا شماره تعهد را وارد کنید تا وضعیت پرونده خود را مشاهده کنید.
برای بخش ارزش‌گذاری (TSC)، توجه داشته باشید که سامانه گمرک بسته به تعرفه کالا ارزش پایه‌ای تعیین می‌کند؛ اگر قیمت اظهارنامه شما اختلاف زیاد با ارزش استنباطی گمرک داشته باشد، ممکن است پرونده مشمول بررسی بیشتر شود.
اگر کالای وارداتی نیازمند مجوز خاصی از سازمان‌های دیگر (مانند غذا و دارو، صنایع دفاعی، استاندارد و…) است، آن مجوز باید در سامانه EPL بارگذاری شود یا وضعیت آن استعلام شود قبل از اینکه اظهارنامه کامل شود.
۴. انتخاب مسیر سبز، زرد یا قرمز – اهمیت سابقه، شفافیت و صحت اطلاعات
یکی از نقاط حساس در فرآیند اظهار گمرکی، انتخاب مسیر گمرکی (سبز، زرد یا قرمز) است. این مسیر تعیین می‌کند که آیا کالای شما بازرسی فیزیکی می‌شود یا نه، تا چه مقدار بررسی اسنادی انجام گیرد و سرعت ترخیص چگونه خواهد بود.
مسیر سبز: کالاهایی که سابقه واردکننده خوب است و اطلاعات اظهارنامه با اسناد مطابقت کامل دارد، می‌توانند در مسیر سبز قرار بگیرند که ساده‌ترین و سریع‌ترین مسیر است.
مسیر زرد: کالاهایی که احتمال اشکال در اسناد وجود دارد، نیاز به بازبینی اسنادی دارند ولی معمولاً نیازی به بازرسی فیزیکی کامل نیست.
مسیر قرمز: کالاهایی با ریسک بالا یا شرکت‌هایی که سابقه نامطلوب دارند، معمولاً وارد مسیر قرمز می‌شوند. در این مسیر بازرسی کامل و دقیق انجام شده و زمان ترخیص ممکن است به‌طور قابل توجهی طولانی‌تر گردد.
برای کاهش احتمال قرار گرفتن در مسیر زرد یا قرمز، توصیه می‌شود:
اطلاعات اظهارنامه را با دقت بالا و مطابقت کامل با اسناد فیزیکی وارد کنید.
اسناد و مجوزهای مرتبط را به‌صورت کامل بارگذاری نمایید.
سابقه وارداتی و رعایت مقررات گمرکی را حفظ کنید تا احساس اعتماد سامانه به شما بیشتر باشد.
اگر در یک کالا یا محموله ریسک بالاست (به‌دلیل ماهیت کالا یا حساسیت)، قبل از ورود در ELP وضعیت مجوزها و قوانین را بررسی دقیق انجام دهید.
۵. نکات امنیتی و پشتیبانی سیستم
رمز عبور خود را پس از دریافت اولیه حتماً تغییر دهید و از عبورهای ساده استفاده نکنید.
اطلاعات شخصی، دسترسی و رمز عبور را در اختیار افراد غیرقابل اعتماد قرار ندهید تا از سوءاستفاده جلوگیری شود.
اگر حساب کاربری یا دستگاهی به شما واگذار می‌شود (مثلاً کارمند شرکت یا ترخیص‌کار)، از وکالت الکترونیکی در ELP استفاده نمایید و سطح دسترسی را محدود کنید. برخی منوها مانند وکالت یا تغییر امضا باید به‌صورت دقیق تعریف شوند.
در صورت بروز خطاهای سیستمی، هنگی یا خطای بارگذاری، مطمئن شوید اتصال اینترنت شما پایدار است، فایروال یا VPN مانع دسترسی به سامانه نشود، و در ساعات کم ترافیک (مثلاً شب) مجدداً تلاش کنید.
در برخی موارد گمرک بخش انفورماتیک سامانه را به‌روزرسانی می‌کند؛ بهتر است اطلاعیه‌های گمرک را به دقت دنبال کنید و در بازه‌های مشخص، سامانه را به‌روزرسانی یا بررسی کنید.
از نسخه‌های مبتنی بر مرورگر به‌روز استفاده نمایید و ترجیحاً از مرورگرهای پشتیبانی‌شده توسط گمرک استفاده کنید (کروم، فایرفاکس، Edge).
۶. کنترل و پیگیری عملکرد اظهارنامه
پس از ثبت اظهارنامه، وضعیت آن را از بخش «استعلام اظهارنامه / استعلام وضعیت پروانه الکترونیکی» بررسی کنید تا بتوانید به موقع اقدامات اصلاحی انجام دهید.
اگر اظهارنامه به بخش ارزیابی ارسال شده، ممکن است نیاز به ارائه مستندات اضافی یا پاسخ به سوالات کارشناسی وجود داشته باشد؛ آمادگی داشته باشید مدارک پشتیبانی را سریع ارائه دهید.
بررسی کنید که عملیات پرداخت عوارض و حقوق گمرکی از قسمت پرداخت متمرکز سامانه ELP به درستی انجام شود، و رسید پرداخت را نگه دارید.
پس از صدور پروانه الکترونیکی و تأیید ترخیص، اطلاعات حمل و تخلیه کالا را ثبت کنید تا مراتب خروج کالا از انبار گمرک به صورت الکترونیکی انجام شود.
در مواردی که چند بارنامه وجود دارد، از قابلیت «تجمیع بارنامه» استفاده نمایید تا چند بارنامه با یک اظهارنامه نهایی انجام شود (در صورتی که شرایط آن فراهم است).
۷. به‌روز بودن دانش و هماهنگی با مقررات جدید
قوانین و مقررات گمرکی مرتباً بازبینی می‌شوند. کاربران سامانه ELP باید اخبار و ابلاغیه‌های گمرک ایران را دنبال کنند تا تغییرات جدید (مانند تعرفه‌ها، لیست کالاهای ممنوعه، الزامات مجوزها) را به موقع بشناسند.
بعضی از کالاها ممکن است تحت ممنوعیت‌های تجاری جدید باشند یا نیاز به مجوز خاص پیدا کنند؛ قبل از ثبت اظهارنامه در ELP، مطمئن شوید که وضعیت مجوز آن کالا بررسی شده است.
آگاهی از دستورالعمل‌های جدید نحوه محاسبه ارزش وارداتی یا سقف معافیت‌ها ممکن است در جلوگیری از ایراد مأمور ارزیابی بسیار مؤثر باشد.
شرکت‌هایی که به صورت مداوم واردات و صادرات دارند، بهتر است واحد یا فردی مسئول امور ELP داشته باشند تا ضمن رشد تجربه، مدیریت ریسک خطاها را کاهش دهند.
به کارگیری این نکات تخصصی هنگام استفاده از سامانه ELP باعث می‌شود فرآیند ترخیص کالا برای شما سریع‌تر، کم‌خطاتر و مطمئن‌تر پیش برود. رعایت دقت در وارد کردن اطلاعات، آشنایی با زیرسیستم‌ها، انتخاب مسیر مناسب و پیگیری وضعیت اظهارنامه، کلید موفقیت در استفاده از سامانه جامع امور گمرکی است.